Oświadczenie o ochronie prywatności
Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności zawiera informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych przez firmę F.H.U. „SYSTEM-DACH” Sp.C. K.S. ŁUŻYŃSCY. Można w nim znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące danych zbieranych, wykorzystywanych lub udostępnianych przez SYSTEM-DACH, celów zbierania danych, a także praw przysługujących Użytkownikom. Użytkownikami mogą być klienci SYSTEM-DACH, przedstawiciele klientów lub potencjalni klienci, przedstawiciele dostawców, pozostali pośrednicy i partnerzy handlowi, goście na terenie SYSTEM-DACH, użytkownicy internetu i rozwiązań cyfrowych odwiedzający stronę internetową lub inne platformy usług cyfrowych („Użytkownicy”).
Strona internetowa SYSTEM-DACH może zawierać linki do stron internetowych i usług stron trzecich.
Te strony internetowe lub usługi podlegają odrębnym oświadczeniom o ochronie prywatności. SYSTEM-DACH nie ponosi odpowiedzialności za oświadczenia o ochronie prywatności stron trzecich oraz za przetwarzanie danych osobowych w działalności stron trzecich. Należy się zapoznać z oświadczeniami o ochronie prywatności stron trzecich i wprowadzanymi w nich zmianami.
1. ADMINISTRATOR DANYCH
Administratorem danych zgodnie z właściwymi stosownymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych jest F.H.U. „SYSTEM-DACH” Sp.C. K.S. ŁUŻYŃSCY (numer NIP: 827-230-53-21, adres: ul.Sieradzka 47 Błaszki, Polska) w odniesieniu do wszystkich danych przetwarzanych na szczeblu korporacyjnym, na przykład z wykorzystaniem narzędzi marketingowych i narzędzi usług cyfrowych używanych w firmie SYSTEM-DACH. Administrator danych w danej sytuacji podstawową formą kontaktu w sprawach dotyczących prywatności w SYSTEM-DACH jest adres e-mail info(at)SYSTEM-DACH.pl
SYSTEM-DACH odpowiada za zapewnienie, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z niniejszym oświadczeniem oraz stosownymi przepisami prawa.
2. PODSTAWA PRAWNA I CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
SYSTEM-DACH przetwarza dane osobowe Użytkowników dla różnych celów, które objaśniono poniżej.
2.1 Interakcje na podstawie umowy i inne interakcje z klientami, dostawcami oraz pozostałymi partnerami handlowymi
Głównym celem przetwarzania danych osobowych jest dostarczanie produktów dystrybutorów, producentów i świadczenie przez nią usług, pozyskiwanie usług i materiałów na potrzeby działalności gospodarczej SYSTEM-DACH, jak również udostępnianie strony internetowej i innych usług cyfrowych. Przetwarzanie danych osobowych opiera się głównie na umowie, co obejmuje przetwarzanie niezbędne przed nawiązaniem stosunku umownego ze spółką lub organizacją reprezentowaną przez Użytkownika, a w niektórych przypadkach także bezpośrednio z Użytkownikiem.
2.2. Marketing i komunikacja
Dane osobowe Użytkowników są wykorzystywane do zarządzania komunikacją z Użytkownikami oraz dla celów marketingowych. W tym zakresie przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie SYSTEM-DACH w przekazywaniu Użytkownikom stosownych i aktualnych informacji jako części strony internetowej, a także z wykorzystaniem innych platform i usług cyfrowych. Przetwarzanie opiera się także na prawnie uzasadnionym interesie SYSTEM-DACH w promowaniu najnowszych produktów i usług SYSTEM-DACH oraz w personalizacji doświadczeń Użytkownika i dokonywaniu oceny poziomu zadowolenia klienta.
W pewnym zakresie, w niektórych regionach, marketing z wykorzystaniem środków elektronicznych opiera się na wcześniejszej zgodzie Użytkownika, np. w przypadku wysyłki wiadomości marketingowych. Aby uzyskać dalsze informacje na temat komunikacji marketingowej oraz praw przysługujących w tym względzie Użytkownikom, proszę się zapoznać z rozdziałem 6 poniżej.
2.3. Cele związane z rozwojem produktów i usług
Celem SYSTEM-DACH jest dostarczanie wysokiej jakości produktów i świadczenie wysokiej jakości usług, a także przekazywanie Użytkownikom odpowiednich informacji o tych produktach i usługach. W związku z tym SYSTEM-DACH może wykorzystywać dane osobowe do analiz rynku, grup Użytkowników oraz sposobu korzystania ze stron internetowych w celu rozwoju i poprawy ich jakości, a także w celu rozwoju i poprawy jakości produktów i usług SYSTEM-DACH. Przetwarzanie to opiera się na prawnie uzasadnionym interesie SYSTEM-DACH w zakresie dalszego rozwoju.
SYSTEM-DACH korzysta z plików cookie oraz innych podobnych technik dla celów statystycznych, do opracowywania anonimowych statystyk zbiorczych, które pozwalają SYSTEM-DACH zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze strony internetowej, i pomagają zwiększyć jej przyjazność dla Użytkowników. Dalsze informacje znajdują się w polityce plików cookie SYSTEM-DACH.
2.4 Bezpieczeństwo informacji i bezpieczeństwo przemysłowe
SYSTEM-DACH może przetwarzać dane techniczne, w tym pewne dane osobowe, w związku z bezpieczeństwem informacji i monitorowaniem dostępu, a także w związku z zapobieganiem nadużyciom finansowym. Ponadto SYSTEM-DACH stosuje środki w zakresie bezpieczeństwa informacji i bezpieczeństwa przemysłowego z myślą o zapewnieniu zdrowia i bezpieczeństwa oraz ochronie informacji i zasobów biznesowych w celu zapobiegania obrażeniom doznawanym w jej obiektach, zapobiegania przypadkom uszkodzenia mienia, niedopuszczania do popełnienia czynów zabronionych oraz zapewnienia dostępności stron internetowych i usług. Przetwarzanie to opiera się na prawnie uzasadnionym interesie SYSTEM-DACH w zapewnianiu stosownego poziomu bezpieczeństwa sieci, obiektów i informacji, a także bezpieczeństwa innych podmiotów.
2.5 Przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów prawa
W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być wykorzystywane do wywiązania się z obowiązku prawnego. W kontekście działalności gospodarczej prowadzonej przez SYSTEM-DACH oznacza to na przykład, że przetwarzanie danych osobowych może być konieczne m.in. w celu przestrzegania następujących obowiązków wynikających z przepisów prawa: (i) wymogów sprawozdawczości i audytu; (ii) przepisów rozporządzenia w sprawie nadużyć na rynku; (iii) wymogów dotyczących sankcji i wymogów w ramach innych mechanizmów kontrolnych; (iv) wymogów ładu korporacyjnego; oraz (v) obowiązków w zakresie ksiąg akcji i akcjonariuszy (co obejmuje kwestię obecności na zgromadzeniach akcjonariuszy). Ponadto niektóre dane osobowe mogą być przechowywane dla celów rozwiązywania sporów oraz ustalania i obrony roszczeń.
2.6 Wewnętrzne przetwarzanie danych osobowych w ramach grupy SYSTEM-DACH
Dane osobowe Użytkowników mogą być przetwarzane w innych spółkach grupy SYSTEM-DACH. W tym przypadku przetwarzanie danych osobowych opiera się na prawnie uzasadnionym interesie SYSTEM-DACH, realizowanym w ramach wewnętrznych celów administracyjnych, w zakresie odpowiedniej i praktycznej organizacji np. stosunków z klientami i dostawcami, działań marketingowych oraz środków bezpieczeństwa informacji i innych funkcji biznesowych w ramach grupy, a także zarządzania nimi w taki sposób.
3. ZBIERANIE DANYCH
SYSTEM-DACH może zbierać dane osobowe różnymi metodami, które objaśniono poniżej.
3.1. Stosunki handlowe
SYSTEM-DACH przetwarza dane osobowe w celu utrzymania dobrych stosunków handlowych, na przykład podczas oferowania i dostarczania produktów lub świadczenia usług, prowadzenia komunikacji z klientem, pozyskiwania materiałów, produktów i usług na potrzeby własnej działalności gospodarczej, a także w ramach innych interakcji z partnerami handlowymi lub pozostałymi zainteresowanymi stronami. Te dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Użytkowników.
W zależności od rodzaju interakcji z Użytkownikiem SYSTEM-DACH może zbierać następujące dane osobowe:
podstawowe informacje o Użytkowniku lub o reprezentowanej przez niego spółce bądź organizacji, takie jak imię i nazwisko / nazwa, adres e-mail oraz numer telefonu;
podstawowe informacje o pracodawcy Użytkownika, takie jak nazwa spółki, adres prowadzenia działalności, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu;
informacje dotyczące stosunku handlowego, takie jak pozyskane lub dostarczone produkty bądź pozyskane lub wyświadczone usługi, czas nawiązania i ustania stosunku handlowego;
informacje rozliczeniowe i kredytowe, takie jak numery rachunków, wykonane i pozostałe do wykonania płatności oraz dostarczone rachunki; oraz
wiadomości wymieniane z klientem, w tym informacje zwrotne, informacje dotyczące działań marketingowych i przeprowadzonych kampanii.
3.2 Interakcje Użytkownika z SYSTEM-DACH przez stronę internetową lub w inny sposób
SYSTEM-DACH może zbierać dane osobowe, gdy Użytkownik kontaktuje się z działem obsługi klienta SYSTEM-DACH, korzysta z funkcji czatu na stronie internetowej, wdraża platformy usług cyfrowych SYSTEM-DACH lub kontaktuje się w inny sposób z SYSTEM-DACH, zamawia newsletter SYSTEM-DACH lub uczestniczy w ankietach bądź konkursach organizowanych na stronie internetowej lub w inny sposób. Te dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Użytkowników.
SYSTEM-DACH może zbierać dane osobowe, które Użytkownik udostępnił SYSTEM-DACH, takie jak
podstawowe informacje o Użytkowniku, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu;
podstawowe informacje o pracodawcy Użytkownika, nazwa spółki, adres, adres e-mail oraz numer telefonu;
przyczyny kontaktu z SYSTEM-DACH i szczegóły związane z kontaktem; oraz
ankiety i konkursy, w których wzięto udział.
3.3. Automatycznie zbierane dane na temat korzystania ze strony internetowej oraz z usług
SYSTEM-DACH automatycznie zbiera i przetwarza następujące dane techniczne na temat Użytkownika oraz korzystania ze strony internetowej oraz produktów i usług dostarczanych i świadczonych przez SYSTEM-DACH:
adres IP, numer identyfikacyjny urządzenia, używany system operacyjny oraz ustawienia aplikacji;
aktywność Użytkownika, taka jak odwiedzone strony oraz „kliknięte” elementy;
znaczniki czasu oraz dane zawarte w dzienniku związane z korzystaniem z usługi; oraz
lokalizacja / państwo pochodzenia.
Te dane techniczne są zbierane automatycznie w trakcie korzystania ze strony internetowej oraz z usług.
3.4 Dane zbierane z innych źródeł
SYSTEM-DACH może okresowo zbierać informacje także z dostępnych publicznie źródeł i od stron trzecich, takich jak sieci społecznościowe i firmy marketingowe. Przykładowo SYSTEM-DACH może otrzymywać podstawowe informacje o profilu społecznościowym Użytkownika, jeśli Użytkownik loguje się do strony internetowej lub usług SYSTEM-DACH za pomocą swojego konta w mediach społecznościowych.
4. UDOSTĘPNIANIE DANYCH
SYSTEM-DACH może ujawniać dane osobowe Użytkowników następującym stronom trzecim:
pozostałym spółkom grupy SYSTEM-DACH dla celów wymienionych powyżej;
zaufanym usługodawcom, takim jak dostawcy, agenci, dystrybutorzy oraz dostawcy usług marketingowych, dla celów wymienionych powyżej. W zakresie, w jakim ci zaufani usługodawcy działają w imieniu SYSTEM-DACH, SYSTEM-DACH pozostaje odpowiedzialna za wykorzystanie danych osobowych Użytkowników;
gdy jest to dozwolone lub wymagane na podstawie przepisów prawa, aby spełnić żądania właściwych organów publicznych, takie jak wezwania sądu lub inne podobnie wiążące dokumenty;
jeśli SYSTEM-DACH uczestniczy w połączeniu, przejęciu lub sprzedaży całości lub części swojego majątku; oraz
jeśli SYSTEM-DACH jest w dobrej wierze przekonana, że ujawnienie danych jest konieczne dla ochrony praw przysługujących SYSTEM-DACH, ochrony bezpieczeństwa Użytkowników lub innych podmiotów, dla prowadzenia postępowań w zakresie nadużyć finansowych lub w odpowiedzi na żądanie władz.
5. KOMUNIKACJA MARKETINGOWA
Jeśli Użytkownik przekazuje SYSTEM-DACH dane kontaktowe na przykład w związku ze sprzedażą produktu lub usługi, kontaktuje się z działem obsługi klienta SYSTEM-DACH, zamawia podręcznik lub inne materiały na stronie internetowej lub bierze udział w konkursach albo w ankietach, SYSTEM-DACH może wykorzystać dane osobowe Użytkownika dla celów marketingowych oraz promowania najnowszych produktów i usług SYSTEM-DACH, jak również dla celów personalizacji doświadczeń Użytkownika. Użytkownicy mają możliwość, w oparciu o stosowne przepisy prawa, wyrażenia wcześniejszej zgody lub rezygnacji z otrzymywania wiadomości marketingowych od SYSTEM-DACH lub pozostałych spółek grupy.
5.1 Marketing elektroniczny
SYSTEM-DACH może dostarczać Użytkownikowi aktualizacje produktów i usług, newslettery oraz inne wiadomości na temat dotychczasowych lub nowych produktów i usług za pośrednictwem poczty e-mail i wiadomości tekstowych (SMS), jeśli Użytkownik wyraził na to uprzednio zgodę lub jeśli SYSTEM-DACH jest do tego w inny sposób upoważniony na mocy właściwych przepisów prawa.
Użytkownik może zrezygnować z otrzymywania wiadomości marketingowych w dowolnym czasie, klikając w odnośnik „Zrezygnuj” („Unsubscribe”) znajdujący się na końcu wiadomości e-mail.
5.2 Statystyki i segregacja
SYSTEM-DACH może tworzyć profile grup Użytkowników lub segmentować dane dla celów sporządzania anonimowych statystyk zbiorczych na temat korzystania ze strony internetowej oraz produktów i usług SYSTEM-DACH z myślą o szacowaniu liczby Użytkowników, odwiedzonych stron i przeczytanych wiadomości e-mail, analizowaniu, które części strony internetowej są najbardziej przydatne dla Użytkowników, identyfikowaniu funkcjonalności, które można usprawnić, oraz oferowaniu reklamy kontekstowej dla grup Użytkowników. Dane zbierane w tych celach nie są wykorzystywane do identyfikacji konkretnego Użytkownika, lecz do analizy sposobu korzystania ze strony internetowej lub z usług przez ogół Użytkowników lub przez grupy Użytkowników.
5.3 Reklama ukierunkowana
SYSTEM-DACH lub partnerzy reklamowi SYSTEM-DACH mogą wyświetlać treści lub reklamy Użytkownikom; przykładowo Użytkownik może zobaczyć reklamę niedawno oglądanego produktu na stronie internetowej SYSTEM-DACH. SYSTEM-DACH korzysta z plików cookie i innych podobnych technologii, aby wyświetlać spersonalizowane reklamy oparte np. na historii przeglądania Użytkownika, historii zakupów lub danych logowania.
Jeśli SYSTEM-DACH zbiera lub wykorzystuje informacje na temat przeglądania stron przez Użytkownika dla celów marketingu elektronicznego, Użytkownik może w każdej chwili wnieść wobec tego sprzeciw, kontaktując się z SYSTEM-DACH. Aby uzyskać dalsze informacje na temat prawa do sprzeciwu, proszę się zapoznać z rozdziałem 7 poniżej.
6. PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe przechowywane są tylko tak długo, jak to konieczne dla spełnienia celów określonych w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności. Po tym okresie dane osobowe będą usuwane, z wyjątkiem sytuacji, gdy przechowywanie danych osobowych jest wymagane przez przepisy prawa lub w świetle praw i obowiązków którejkolwiek ze stron.
Poniżej przedstawiono główne zasady dotyczące okresów przechowywania danych:
dane osobowe dotyczące np. klientów i dostawców będą przechowywane przez czas trwania stosunku handlowego, a następnie tak długo, jak to konieczne lub wymagane przez przepisy prawa lub w świetle praw i obowiązków którejkolwiek ze stron, np. dla celów fakturowania;
Dane zbierane w związku z obsługą klienta, innymi interakcjami z SYSTEM-DACH, ankietami i konkursami będą przechowywane tak długo, jak to konieczne dla załatwienia danej sprawy.
SYSTEM-DACH usunie lub uczyni anonimowymi dane wykorzystywane dla celów marketingowych po upływie stosownego okresu od ostatniego kontaktu między Użytkownikiem a SYSTEM-DACH, chyba że przechowywanie tych danych jest wymagane przez przepisy prawa lub w świetle praw i obowiązków jednej ze stron.
W przypadku pytań dotyczących przechowywania danych dla celów marketingowych prosimy zapoznać się z rozdziałem 8 poniżej, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat praw przysługujących Użytkownikowi w tym zakresie.
7. PRAWO DO PRYWATNOŚCI
Użytkownik ma prawo dostępu do danych osobowych na swój temat, które znajdują się w posiadaniu SYSTEM-DACH.
Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie zwrócić się z żądaniem sprostowania, zaktualizowania lub usunięcia swoich danych osobowych. Niemniej jednak należy pamiętać, że pewne informacje są bezwzględnie konieczne dla osiągnięcia celów określonych w niniejszym oświadczeniu, a także w związku z wymogami przepisów prawa. Dlatego też usunięcie takich danych może nie być możliwe w świetle prawa właściwego, które określa obowiązkowe okresy przechowywania danych.
Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego o prawnie uzasadniony interes realizowany przez SYSTEM-DACH w związku ze swoją szczególną sytuacją. W zakresie wymaganym przez właściwe przepisy prawa o ochronie danych osobowych Użytkownicy mają prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
Użytkownik ma prawo do przenoszenia danych, tj. prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także do przesłania danych osobowych innemu administratorowi, w zakresie wymaganym przez prawo właściwe. Dotyczy to wyłącznie danych osobowych przekazanych przez Użytkownika w oparciu o umowę z klientem lub zgodę Użytkownika.
Wszelkie żądania dotyczące wyżej wymienionych praw prosimy kierować do SYSTEM-DACH pod adres info(at)system-dach.pl.
Jeśli Użytkownik uważa, że występują problemy w związku ze sposobem przetwarzania przez SYSTEM-DACH jego danych osobowych, Użytkownik ma prawo wnieść skargę do krajowego organu ochrony danych w UE/EOG.
8 BEZPIECZEŃSTWO
SYSTEM-DACH stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa, w tym środki fizyczne, elektroniczne i proceduralne, służące do ochrony danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, niewłaściwym użyciem oraz nieupoważnionym dostępem lub ujawnieniem. Przykładowo SYSTEM-DACH ogranicza dostęp do tych informacji do upoważnionych pracowników i wykonawców, którzy muszą znać te informacje w związku z wykonywaniem swoich obowiązków pracowniczych lub powierzonych zadań, a także do usługodawców zewnętrznych, którzy mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez SYSTEM-DACH.
Proszę mieć na uwadze, że niezależnie od starań SYSTEM-DACH, aby zapewnić właściwe środki ochrony danych osobowych, żaden system ochrony nie jest w stanie zapobiec wszystkim potencjalnym zagrożeniom bezpieczeństwa.
9. ZMIANY OŚWIADCZENIA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI
SYSTEM-DACH może zmieniać niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności i związane z nim informacje. SYSTEM-DACH zaleca Użytkownikom regularne sprawdzanie oświadczenia o ochronie prywatności w celu uzyskania informacji o wszelkich wprowadzonych w nim zmianach. SYSTEM-DACH zawsze podaje datę oświadczenia o ochronie prywatności w celu umożliwienia Użytkownikom śledzenia zmian. Należy pamiętać, że niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności służy wyłącznie celom informacyjnym.
SYSTEM-DACH będzie informować Użytkowników o możliwych zmianach za pomocą właściwych i dostępnych kanałów.
10. KONTAKT Z SYSTEM-DACH
W przypadku zapytań lub uwag związanych z oświadczeniem o ochronie prywatności SYSTEM-DACH lub z danymi osobowymi Użytkownika znajdującymi się w posiadaniu SYSTEM-DACH prosimy o kontakt mailowy z SYSTEM-DACH pod adresem info@system-dach.pl